「書類がたくさんでオフィスの書庫を圧迫している」

「必要な契約書がすぐに見つからない」

経理や総務のご担当者さまにとって、日々増え続ける「紙の書類」の管理は大きな悩み事の一つではないでしょうか。

大量の書類は、管理をおろそかにすると業務効率が下がるだけでなく、情報漏洩や紛失といった大きなリスクにもつながりかねません。

本記事では、大量の書類を効率的に整理・保管するための具体的なルール作りから、社内保管の限界を突破する「外部委託」のメリットまで詳しく解説します。

大量の書類を保管する際に決めておくべき保管方法のルールと分類項目

大量の書類保管は、手当たり次第に箱へ詰めるだけでは後で探し出すことができません。

まずは社内での「共通ルール」を整備するところから始めることが大切です。

部署別・年度別など共通の分類ルールを作る

「誰が・いつ・何の目的で」という項目に沿って、探すときのことを意識した分類が必要です。

基本的には部署名と年度を軸として、そこから「勘定科目別」「取引先別」など、検索しやすいルールで統一するようにしましょう。

誰が見ても中身が分かるタイトルをつける

書類を保管する箱の表面には、誰が見ても一目で中身が分かるタイトルを記載しましょう。

• 良い例：「2025年度 営業1課 領収書（4月～3月）」
• 悪い例：「重要書類」「経理関係」など

また、内容以外に保管期限や破棄予定日などを記載しておくと管理がしやすくなります。

契約書や権利証書などの重要書類を選別する

すべての書類を同じレベルで厳密に取り扱う必要はありません。

紛失が許されない契約書や不動産の権利証書、顧客情報などは一般の書類と別枠で管理し、耐火金庫やセキュリティエリアへ保管するなどの区別を行いましょう。

会社が守るべき書類の保管期間

書類を簡単に捨ててはいけない最大の理由は、法律で定められた「保存義務」があるためです。

主な書類の保管期間は以下の通りです。

• 会社法：10年（会計帳簿、計算書類、営業報告書など）
• 法人税法：7年（領収書、請求書、契約書、注文書、棚卸表など）
• 労基法：5年（賃金台帳、労働者名簿、雇用関連書類など）

注意すべきなのは、それぞれの書類がいずれの法律も同時に満たす必要がある点です。

会社法と法人税法にまたがる書類の場合は、実務上「一律10年」の保管期間をルール化しておくと安心です。

大量の書類を効率的に保管するポイント

限られたスペースを有効活用するためには、以下のようなテクニックを踏まえて収納を工夫するのがおすすめです。

保存用段ボールの統一

サイズがバラバラな段ボールを使うと積み重ねたときに不安定になり、倉庫にデッドスペースが生まれるだけでなく倒壊事故のリスクもあります。

丈夫で耐荷重のある「保存専用段ボール」で規格を統一、崩れないように積み重ねることが大切です。

これにより、自己のリスクを低減できるだけでなく見た目も美しくなり、従業員全体で整理整頓の意識が高まります。

バーチカルファイリングの推奨

書類を「横積み」にしてしまうと、下の書類を取り出す手間がかかり、順序もバラバラになってしまいます。

個別のフォルダを使い書類を立てて収納する「バーチカルファイリング」を意識するのがおすすめです。

見出しの視認性が向上し、検索性が劇的に向上します。

社内スペースの有効活用

普段使わない書類は、オフィスの中心部ではなく高い位置の棚や倉庫など、動線を邪魔しない場所へ移動しましょう。

ただし湿気や直射日光は書類を傷めるため、保管環境には注意が必要です。

大量の書類を自社保管する際の課題

自社での保管は一見コストがかからないと思われがちですが、実は多くのリスクと見えないコストを抱えています。

スペースを圧迫し動線を乱す

オフィスは、社員が生産性の高い仕事をするための場所です。

しかし大量の書類が棚や通路を占領すると、本来設置できたはずのデスクが置けなくなったり、リフレッシュスペースが削られたりしてしまいます。

また、積み上げられた段ボールが避難経路を塞ぐ恐れもあり、防災面でのリスクも無視できません。

セキュリティ面での不安

多くの企業では、書類が鍵のかかっていない部屋や誰でも入れる倉庫などに置かれており、以下のような不安が生まれます。

• アクセス権限の曖昧さ：
  誰がいつ書類を持ち出したのか、コピーを取ったかといった記録が残らない。
• 内部不正のリスク：
  悪意がなくとも、個人情報や機密情報が記載された書類が紛失・放置されるリスクがある。
  プライバシーマークやISMSを取得・維持している企業にとって、こうした不透明な管理状態は、監査における懸念事項となっている。

管理の形骸化

書類を保管しなければならない10年の間には、担当者の異動や退職が発生する可能性もあります。

自社で管理している場合、最初は厳格にルールを決めていても、月日が流れるにつれて「とりあえず空いているスペースに置く」「中身の詳細を書かずに封をする」といった小さな妥協が積み重なり、管理が形骸化してしまうでしょう。

その結果、中身を確認しにくい「ブラックボックス」が増え、誰も管理できない状態に陥ってしまうこともあります。

このような状況で特定の書類が必要になっても、膨大な箱の中から目的の1枚を探し出すのは至難の業です。

大量の書類の効率のよい保管方法なら外部委託がおすすめ！外注して得られる5つのメリット

こうした課題を解決するのが、専門業者への「外部委託」です。

外注することで得られるメリットをご紹介します。

「分散保管」で災害から重要書類を守る

万が一オフィスが火災や地震などの被害に遭ったとき、すべての書類を社内に置いていると事業の復旧が困難になります。

外部の専用倉庫に預ける「分散保管」は、BCP（事業継続計画）の観点からも非常に有効です。

自社管理で発生する「見えない人件費」を削減

たとえば1人の社員が1日5分書類探しに時間を費やしたとします。

年間（240日稼働）で計算した場合、約20時間も「書類を探すだけの作業」に給与が支払われていることになります。

外注による管理システムの導入によって無駄な時間を削減し、社員の作業効率化を目指せます。

保管から抹消までのサイクルを一貫して管理

通常、自社で保管している書類の保管期限が切れたり、不要になったりした場合はシュレッダー処分、または書類処分専門業者に依頼することが一般的です。

しかし、大量の書類をシュレッダー処分するのには多くの時間と労力が必要です。

また、いずれの方法であっても、情報漏洩リスクが伴います。

このようなリスクを回避するためにも、保管の外部委託は非常に有効です。

なかには保管〜処分まで一貫して依頼できる業者もおり、ワンストップサービスによって情報漏洩リスクを極限まで低減することが可能です。

オフィスのスペースを有効活用できる

書類がなくなることで、その分オフィスを広く使えます。

特に、賃料の高いオフィスビルの場合、書類置き場をなくすことで実質的なコストの削減につながります。

専用倉庫や入退室管理による万全のセキュリティ

24時間の入退室管理、監視カメラ、適切な温度・湿度管理がなされた専用保管スペースを保有している業者へ依頼することで、社内管理以上に安全な環境で書類を保管できます。

大量の書類の保管はアズコムデータセキュリティへお任せください！

「自社での管理に限界を感じている」

「セキュリティと効率を両立させたい」

このようなお悩みのある方は、ぜひアズコムデータセキュリティの書類保管サービスをご利用ください。

地盤の強固な埼玉県秩父市にある、最新のシステムで守られた保管施設にて、お客様からお預かりした「情報資産」を安全かつ効率的に管理させていただきます。

• 万全のセキュリティと保管環境：
  24時間365日監視の専用倉庫で、大切な書類を盗難や火災から守ります。適切な温度・湿度管理で、紙の劣化も防ぎます。
• Webシステムで「探す時間」をゼロに：
  預けた書類をWeb上で1箱ごとに管理可能。必要なときはシステムから依頼するだけで迅速に確認できます。
• 保管から廃棄までワンストップ対応：
  保管期間が過ぎた書類は、機密を保持したまま溶解処理へと進みます。

書類保管に関するお悩みをお抱えの企業様は、ぜひアズコムデータセキュリティまでご相談ください。

まとめ

大量の書類保管は単なる片付けの問題だけでなく、業務効率とリスクマネジメントに直結する重要な課題です。

社内ルールの整備で改善が見られない場合は、ぜひアズコムデータセキュリティの書類保管サービスをご検討ください。

お客様の書類保管・管理に関するお悩みを総合的にサポートし、業務の効率化をお手伝いさせていただきます。