「会計書類の保存期間って、結局何年が正解？」

「7年分は取ってあるけれど、会社法では10年って本当？」

経理担当者や経営者の方にとって、日々溜まっていく会計書類の扱いは頭の痛い問題ですyよね。

保管スペースには限りがある一方で、万が一の税務調査や監査のためには会計書類を保管しておく必要があります。

本記事では、会社法と税法の違いを整理した「保存期間の早見表」を交え、なぜ実務上では10年保存がスタンダードなのかについて詳しく解説します。

あわせて、電帳法への対応、管理コストを最小限に抑えるコツもご紹介するのでぜひ参考にしてください。

【一覧表つき】会計書類の保存期間

会計書類の保存期間が7年、もしくは10年などといわれたりするのは、根拠となる法律が複数存在するためです。

会社法と法人税法の早見表

まずは、主要な書類とその保存期間を一覧で比較してみましょう。

書類の種類	代表的な書類	会社法	法人税法
会計帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、各種補助簿など	10年	7年
計算書類	貸借対照表、損益計算書など	10年	7年
その他	領収書、請求書、契約書、預金通帳など	規定なし	7年

なお、税務上の欠損金（赤字）を繰り越す場合などは、税法上も10年の保存が必要です。

なぜ「10年保存」がスタンダードなのか

結論からいえば、企業は「10年保存」を一律のルールにするのが安全です。

• 会社法の優先：
  会社法は、株主や債権者を守るための法律です。税法（7年）を守っていても、会社法の義務（10年）を怠ると、監査や過料の対象となるリスクがあります。
• 青色申告の欠損金：
  欠損金（赤字）が発生した年度の書類は、税法上も10年の保存義務があります。「今年は黒字だから7年でいい」などといった区別は管理が難しくなるため、一律10年とするのが効率的です。
• 自社を守る証拠能力：
  税務署対策だけでなく、取引先とのトラブルや訴訟が起きた際、過去の書類が自社の潔白を証明する武器になります。

会計書類の保存期間を計算する方法と重要書類の見極め

保存期間のカウントは、書類の日付からスタートするわけではないため注意が必要です。

会計書類の「起算日」の正しい計算方法

保存期間のカウントが始まる起算日は、「保存期間の起算日＝当該事業年度の確定申告期限の翌日」です。

たとえば3月決算の会社が2025年5月末に確定申告を行った場合、2025年6月1日からカウントが始まり、10年後の2035年5月末までが保存期間となります。

永久保存書類と長期保存すべき重要書類の見極め方

10年経った書類であれば、すべて処分して良いわけではありません。以下の書類は「永久保存」または長期の保存が推奨されます。

• 定款、株主名簿、登記関係書類
• 主要契約書（不動産売買、知財関係など）
• 社史、広報資料、過去の重要な議事録

会計書類に関する電子帳簿保存法（電張法）の最新ルールと紙原本の扱い

電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、アナログ（紙）とデジタル（データ）の二重管理に悩む企業も増えてきています。

電子取引データの保存義務化で変わったこと・変わらないこと

今回の法改正でもっとも注意すべき点は、取引情報のやり取りを「データ」で行った場合の扱いです。

まず、メールで届いたPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの「電子取引」については、紙に印刷して保存することが原則禁止されました。

これらはデータのまま、法律で定められた要件を満たして保存することが義務化されています。

一方で、従来通り紙で受け取った請求書や領収書については、そのまま紙の原本で保存し続けても良いとなっています。

無理にすべての紙書類をスキャンし、データ化する必要はありません。

紙原本の取り扱いには注意！

スキャナ保存制度を利用して紙をデータ化する場合、一定の要件を満たせば原本を破棄できます。

しかし、スキャン精度やタイムスタンプの付与といった要件が一つでも漏れていると、税務調査で「証拠能力なし」と判断されるリスクがあります。

不安がある場合は、無理に捨てずに紙のまま外部保管するのが、現状ではもっとも安定的なリスク回避策です。

デジタルとアナログの二重管理を効率化する保管術

すべての書類をデータ化するには、莫大なコストと手間がかかります。

「直近3年分はデータ化して社内で活用し、それ以前の紙原本は外部倉庫へ預ける」といったハイブリッド管理であれば、コストと安全性のバランスが取れた解決策となるでしょう。

保存期間を遵守しつつ会計書類の管理コストを最小化する方法

保存期間を守ることは重要ですが、だからといってすべての書類をやみくもに保管していては、スペース不足や引継ぎトラブルを招くリスクがあります。

社内のスペースコストを可視化

自社保管は「無料」ではありません。

書類棚1台分のスペースが賃料を圧迫し、社員の活動範囲を狭めてしまうこともあります。

試しに、床面積あたりの書類保管スペースが占める面積を計算し、どれだけ賃料がかかっているかを数値として出してみると分かりやすくなります。

担当者が交代しても書類を探しやすい仕組み作り

10年という期間は、必ずといって良いほど担当者の交代が発生します。

「前任のマイルール」で分類された書類は、後任にとって親切なものとはいえません。誰が見ても分かる、共通のラベルルールを徹底することが大切です。

引き継ぎトラブルを解消！書類の外部保管のメリット

外部の保管サービスを利用すると、預ける段階で「箱の中身のリスト化」が強制的に行われます。

これにより、10年経ってもシステム上で中身を即座に特定できるため、引継ぎトラブルがゼロになります。

保存期間を遵守して会計書類を保管・管理するならアズコムデータセキュリティにお任せください！

会計書類の10年管理をストレスなく実現するために、ぜひアズコムデータセキュリティの書類保管サービスをご活用ください。

• 1箱から手軽に預けられる：
  大規模な導入でなくても、必要な分からのスタートが可能です。
• オンデマンドスキャンサービス：
  「倉庫に預けた書類を今すぐ見たい」というときは、スタッフが対象書類をデータでお送りします。わざわざ倉庫へ出向く必要はありません。
• 期限が来たら自動で溶解処理：
  保存期限を設定しておけば、期限が来たタイミングでそのまま機密を保持して溶解処理が可能です。
• 万全のセキュリティ：
  指紋認証や監視カメラを備えた専用倉庫で、重要な財務情報を守ります。

お預かりさせていただいた会計書類を、確実に、そして安全にお守りさせていただきます。

まとめ

会計書類の保存期間は、会社法に合わせて「10年」を基準にするのが安全な判断です。

複雑な電帳法への対応や、日々増え続ける書類にリソースを割いていると、本来の経理業務を停滞させてしまいます。

アズコムデータセキュリティでは、お客様からお預かりさせていただいた会計書類を、徹底したセキュリティ環境下で保管・管理をさせていただきます。

また、保管期間が切れた書類については、お客様の了承のもと溶解処理で完全抹消させていただくので、機密情報の漏洩を徹底的に防ぐことが可能です。

法律を遵守して会計処理を保存し、企業の社会的責任を果たしたいとお考えの方は、ぜひお気軽にアズコムデータセキュリティまでご相談ください。