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ニーズに合わせた
文書管理サービスをご提供

オフィスで保管する書類のお預かりから抹消処理までのプロセスをワンストップでご提供するサービスです。
アズコムデータセキュリティでは、オフィススペースの拡充や業務の効率化、生産性向上を目的とした文書の保管、管理、活用方法について、お客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューション提案をさせいてただきます。

WORRIES こんなお悩みございませんか？

書類が多くてオフィスが圧迫されている
必要な書類がどこにあるかわからず効率が悪い
法定保存期間に基づく管理が面倒
DX化に伴い書類の電子化・整理したい
機密文書を確実に抹消したい

SOLUTION 文書管理サービスならすべて解決

アズコムデータセキュリティの文書管理サービスは、法定保存年限や社内文書管理規程に基づいて保管・管理・抹消処理までをワンストップでお届けいたします。
お預かりした書類はバーコードにて一元管理。電子化にも対応しているのでDX化推進の一環としてもご利用いただけます。また、不要となった書類は溶解処理にて確実に抹消し、機密情報の漏洩対策も万全です。

集荷・電子化・管理・廃棄のワンストップサービス
独自のシステムによるリアルタイム検索
柔軟にお選びいただける納品形態
溶解処理による確実な機密抹消処理

It changes like this 電子化サービスを導入すると、
このように変わります。

POINT 01

不要となった文書保管スペースの有効活用

紙のまま文書を保管し続けると、年々量が増えてしまい、オフィスの収納や作業スペースを圧迫してしまいます。
そこで紙文書を電子化し、Web上で一元管理することによって物理的な保管スペースの大幅な削減が可能です。オフィスはすっきりして快適な空間に生まれ変わるだけでなく、さらに動線を見直したレイアウトの変更によって、業務効率と生産性の向上を同時に実現することができます。
POINT 02

文書を探す時間と労力を大幅に削減

紙の文書の中から必要な資料を探すには、管理方法が統一されていない場合、膨大な時間と労力がかかり、業務の停滞やストレスの原因にもなります。
しかし、文書を電子化し、わかりやすいファイル名やフォルダ構成、アクセス権限などをルール化して管理することで検索性が飛躍的に向上。探す手間を大幅に削減し、管理業務の効率化とスタッフの作業負担軽減を同時に実現していただけます。
POINT 03

リモートワークなど柔軟な働き方に対応

文書を電子化することで、紙に縛られない柔軟な働き方が実現します。
インターネットを通じて社外からも必要な資料にすぐアクセスでき、リモートワークやサテライトオフィスなど多様な勤務形態にもスムーズに対応可能。リアルタイムでの情報共有が進み、チーム全体の生産性・業務効率が大幅に向上します。
さらに、アクセス権限の管理によりセキュリティも強化され、安心して業務を行えます。

DOCUMENT STORAGE SERVICE 書類保管サービス詳細

あらゆる形状、状態（製本、ホチキス止め、クリアファイル入り等）
の書類に対応し、書類を保全したまま電子化します。
ファイルのリネーム（PDF名作成）やご希望に合った納品形体（DVD-R、HDD、
クラウドサーバーへのアップロード等）をお選びいただけるほか、電子化後の
書類は「保管」「廃棄」「返却」から選択可能です。

01

あらゆる保管物の保管・管理に対応

紙文書、各種記録媒体に保存されたデジタルデータはもちろん、X線フィルムやレセプト、図面、絵画、書籍など、あらゆる保管物を高度なセキュリティのもとでお預かりします。
独自のウェブオーダリングシステムで回収依頼・期限管理・溶解処理までを一元管理できるため、保管管理業務を大幅に削減していただくことができます。
02

形状・状態にとらわれない電子化対応

紙の文書を保管・管理する場合、製本やホッチキス止め、クリアファイルに入れるといった方法が一般的です。
これらの文書をデータ化するためには下準備が必要で大きな負担となりますが、アズコムデータセキュリティではお客様のご不安を少しても軽減していただけるよう、現状の状態でお預かりしたうえで電子化いたします。
03

溶解処理により情報漏えいリスクを低減

アズコムデータセキュリティでは、不要となった文書と水と一緒に溶かして復元不可能な状態にする「溶解処理」による廃棄を行っております。
溶解処理後は再生紙として生まれ変わり、持続可能な資源の創出に貢献いたします。溶解処理の証明書の発行もいたしますので、監査時や取引先からの問い合わせ時などに活用いただけます。

FLOW 導入の流れ

STEP 01
お問い合わせ・課題ヒアリング
まずはお問い合わせフォームまたはお電話にてご相談ください。文書管理の現状や業務フロー、BPO導入の目的などを詳細にヒアリングし、課題を正確に把握します。
保管環境の最適化や運用効率向上に向けた初期提案を行い、安全で確実な運用を見据えた検討が進められます。
STEP 02
最適なプランのご提案・お見積り
業務量や保管対象、セキュリティレベル、ご利用形態に応じて最適なプランをご提案いたします。
紙文書から電子化、ファイリング、外部保管、バックオフィス業務代行まで、お客様に最も効果的な導入方法を具体化します。
お見積り提示後は内容調整にも柔軟に対応し、ご納得いただいた上で次のステップへ進めます。
STEP 03
導入準備・環境構築および運用設計
ご契約後、文書保管体制の設計やシステム設定、BPO業務フローの構築を進めます。
文書の集荷・棚卸し・電子化作業、セキュアな保管環境の構築などを段階的に進行し、運用開始前の準備を確実に実施します。
担当スタッフが初期設定・操作説明をサポートし、スムーズな稼働を支援いたします。
STEP 04
運用開始・継続サポートと改善提案
運用開始後は専任スタッフが継続的にフォローし、保管状況の管理、取り寄せ・返却依頼への対応、業務量変動や改善要望にも柔軟に対応します。
効率化やコスト削減につながる改善案も随時ご提案し、安心・安全な文書管理と業務運用を長期的にバックアップいたします。