企業活動において、日々増え続ける「契約書」。

取引の証拠となる重要な書類ですが、一体いつまで保管しておくべきか、判断に迷ったことはありませんか？

「万が一のトラブルに備えて全て残しておきたいけれど、オフィスが書類で溢れてしまう……」と頭を抱える管理担当者の方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、法律ごとの保管期間の違いから、効率的な管理・処分方法まで詳しく解説します。

【法律別】契約書の保管期間

契約書に関連する法律は、会社法や法人税法など多岐にわたります。

まずは、主要な法律ごとの保管期間を整理してみましょう。

該当する法律	保管期間	起算日
会社法（第432条）	10年	各会計帳簿を閉鎖したとき
法人税法（法人税法施工規則59条　ほか）	7年（ただし、青色申告の欠損金がある場合は最長10年）	該当書類を含む会計年度終了日の翌日から2ヶ月後（※1）
労働基準法（第109条）	5年	労働者の退職日または死亡日、もしくは書類の最終記入日
その他（業法など）	2年〜15年、永年など、書類によって異なる	書類によって異なる

^※1 青色申告の欠損金がある場合は、最長10年の保管が必要となる場合があります。

一つの書類が複数の法律に該当する場合もあります。

その際は、トラブルを避けるためにも「もっとも長い保管期間」に合わせて管理するのが得策です。

また、近年普及している電子契約であっても、法的な保管期間のルールは紙の書類と変わらないため注意しましょう。

参考：e-Gov 法令検索｜会社法
参考：e-Gov 法令検索｜法人税法施工規則
参考：e-Gov 法令検索｜労働基準法

契約書の保管方法

契約書には、さまざまな保管方法があります。

それぞれの特徴を理解し、自社に最適な方法を選びましょう。

• 紙で保管する：
  年度ごとにファイリングして保管します。もっとも一般的ですが、毎年書類が増え続けるため、保管スペースを圧迫したり必要な書類を探す手間が増えたりといった課題があります。
• 電子契約書で保管：
  物理的なスペースを取らない一方で、厳重なセキュリティ対策や、即座に検索できるような整理ルール（アクセス権限の管理など）が欠かせません。
• マイクロフィルムで保管：
  長期保存に適していますが、専用の記録・再生機器が必要なほか、湿気による劣化で読み取り不能になるリスクがあります。
• スキャンしてデータ（PDF等）保管：
  過去の紙文書をデータ化すると検索性が向上します。とはいえ、膨大な量のスキャン作業には多くの人的リソースと時間が必要です。
• 外部の保管サービスを利用：
  専門業者に委託する方法です。厳重なセキュリティ環境下で管理され、必要に応じて電子化も依頼できるため、リソース不足を解消する有効な手段となります。

自社管理では「スペースの不足」「セキュリティへの不安」「管理に割く人手」が大きな課題となります。

これらを一挙に解決できる「外部委託」は、今や多くの企業にとってメリットの大きい選択肢となっています。

アズコムデータセキュリティでは、24時間365日の監視体制で大切な書類を守る「ストレージサービス」や、検索性を飛躍的に高める「電子化サービス」をご提供しております。

紙やマイクロフィルムでの保管時に発生するデメリットを、ワンストップで解決できる方法として、多くの企業担当者様に選ばれています。

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保管期間の過ぎた契約書の処分方法

保管期限を過ぎた契約書は、機密情報の漏洩を防ぐため、確実に処分しなければなりません。

シュレッダー処分

社内で手軽に行えますが、大量の書類を処分するには膨大な時間がかかります。

また、細断屑から情報が復元されるリスクもゼロではありません。

焼却処分

かつては一般的でしたが、近年は環境保護の観点から自社での焼却はほぼ困難です。

専門業者への委託も可能ですが、搬送コストが高くつくのに加え、二酸化炭素の排出による環境負荷が大きい点もデメリットです。

溶解処分

書類を専用の槽で水と一緒に溶かし、繊維状に分解する方法です。

未開封のまま処理できるため情報漏洩リスクを最小限に抑えられるほか、処理後は100%再生紙としてリサイクルされる、現代のビジネスに最適な処分方法です。

アズコムデータセキュリティの「溶解処理・廃棄サービス」は、お客様の機密文書を箱ごと未開封で溶解いたします。

高いセキュリティを維持しながら、SDGsへの貢献も同時に実現できるのが大きな特徴です。

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契約書の法定保管期間を守るならアズコムデータセキュリティまで！

「増え続ける契約書の管理に限界を感じている」「法規制を遵守しつつ、業務を効率化したい」という方は、アズコムデータセキュリティにお任せください。

書類の発生から廃棄まで、一連の流れをワンストップでお任せいただけます。

ストレージサービス

社内の保管スペース不足や、災害時のリスク対策（BCP）にお悩みの方に最適な保管代行サービスです。

• 24時間365日の高セキュリティ体制
  監視カメラや赤外線センサー、入退室管理を徹底した専用施設で、大切な契約書を厳重にお守りします。
• Webシステム「ADSWeb」による一元管理
  お預かりした書類はバーコード管理され、所在や保存期限をオンラインで即座に把握。管理の属人化を防ぎます。
• オフィススペースの有効活用
  外部に預けることでオフィスがスッキリし、業務効率や生産性の向上に繋がります。全国の物流ネットワークにより、必要なときは迅速にお手元へお届けします。

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電子化サービス

紙の契約書を高品質にデータ化し、検索性を高めることで、DX（デジタルトランスフォーメーション）を強く推進します。

• 手間いらずの電子化対応
  製本されたものやホッチキス留めされた書類でも、現状のまま預けられます。面倒な下準備を貴社で行う必要はありません。
• リモートワークなど柔軟な働き方に対応
  電子化により社外からも必要な書類にアクセス可能となり、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
• 納品形態も柔軟に選択可能
  PDFデータの納品は、DVD-RやHDDのほか、クラウドサーバーへのアップロードにも対応。電子化後の原本をそのまま保管するか、廃棄するかもお選びいただけます。

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溶解処理・廃棄サービス

期限の切れた重要書類を、情報漏洩のリスクを極限まで抑え、確実に抹消するサステナブルな処分サービスです。

• 無開梱・未開封での確実な処理
  回収から溶解に至るまで、箱を開封することなくまるごと処理施設へ運びます。人の目に触れることなく完全に消去するため、機密保持も万全です。
• 手間を省いた簡単処理
  クリップやホッチキスを外す手間は一切不要です。専用の箱に入れていただくだけで、最短翌営業日（東京23区限定）などのスピーディーな回収が可能です。
• 溶解処理証明書の発行
  確実に処分したことを証明する書類を発行いたします。社内監査や法的要件への対応、コンプライアンス強化にも大きく寄与します。

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まとめ

契約書の保管は、法律によって7年や10年といった長期間の義務が課せられています。

管理が不適切であれば、法的なリスクだけでなく、情報漏洩や業務効率の低下を招く恐れもあります。

アズコムデータセキュリティでは、契約書の保管からデータ化、そして期限後の廃棄まで、書類のライフサイクルをトータルでサポートしております。

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