取締役会で行われた意思決定の内容を記録する「取締役会議事録」。

企業の重要事項を決定する場だからこそ、その記録には厳格なルールが定められています。

しかし、多忙な日常業務のなかで「いつまで保管すべきなのか」「もし紛失してしまったらどうなるのか」といった不安を感じている管理担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、取締役会議事録の法的な保管期間や場所のルール、そして違反した場合のリスクについて詳しく解説します。

取締役会の議事録の法的保管期間

取締役会議事録の保管期間は、会社法によって明確に定められています。

「いつの間にか破棄してしまった」ということのないよう、まずは基本のルールを確認しておきましょう。

会社法の定めは「10年保管」

会社法第371条第1項により、取締役会の議事録は、取締役会が開催された日から10年間保管しなければならないと定められています。

これは株式会社であれば、企業の規模や非公開・公開を問わず、一律で適用されるルールです。

10年間という長期間にわたって保管が必要なため、劣化や紛失を防ぐための適切な管理体制が求められます。

参考：e-Gov 法令検索｜会社法

議事録を保管する場合の注意点

保管するといっても、単に置いておけば良いというわけではありません。

株主や債権者から、議事録の閲覧や複写（コピー）の請求があった場合には、法律の定めに従って対応する必要があります。

請求があったときに「どこにあるかわからない」という状態では、企業のコンプライアンスに対する姿勢が疑われかねません。

誰でも必要なときに迅速に取り出せるよう、インデックスをつけるなどして整理・管理を徹底することが大切です。

取締役会議事録の「保管場所」に関するルール

保管場所は、原則として「本店」に備え置くことが義務付けられています。

保管の形態は、紙の書面だけでなく、PDFデータなどの「電磁的記録」による保管も認められています。

近年ではペーパーレス化が進み、電子データとしてサーバーやクラウド上で管理する企業も増えていますが、いずれの場合も本店から即座にアクセスできる状態を維持しておく必要があります。

取締役会の議事録の法的保管期間に違反した場合のペナルティは？

もし議事録を適切に保管していなかったり、期間内に破棄してしまったりした場合には、以下のような深刻なペナルティが発生する恐れがあります。

過料の支払い

会社法第976条の規定により、議事録の備置きを怠った場合、取締役などは100万円以下の過料に処せられる可能性があります。

裁判における証拠能力の喪失

会社を巡る訴訟が起きた際、議事録がないと「適切な手続きを経て意思決定を行った」という証明ができなくなります。

その結果、取締役の善管注意義務違反を問われるなど、企業にとって大きな不利益を被るリスクがあります。

社会的信用失墜のリスクも

監査法人や取引先から管理体制の不備を指摘されることで、「ガバナンスが機能していない企業」というレッテルを貼られ、ステークホルダーからの信頼を著しく損なうことになります。

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• 鉄壁のセキュリティとBCP対策：
  24時間365日の監視体制に加え、入退室管理や防火設備を備えた専用施設で、大切な議事録を安全に守り抜きます。万が一の災害時でも、事業継続（BCP）を支える強固なインフラが整っています。
• Webシステム「ADSWeb」による一元管理：
  お預かりした書類はバーコードで管理され、専用のWebシステムから所在や保存期限をいつでも確認できます。属人化を防ぎ、管理の手間を大幅に削減することが可能です。
• オフィススペースの最適化：
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紙の議事録をデータ化することで、物理的な保管スペースの削減だけでなく、社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進します。

• 手間いらずの電子化対応：
  製本されたものやホッチキス留めされた書類でも、現状のまま預けるだけで電子化が可能です。面倒な下準備を貴社で行う必要はなく、書類を保全したままスピーディーにデータ化します。
• 検索性の向上とリモートワーク対応：
  必要な議事録をファイル名やフォルダ構成でルール化して管理することで、探す時間を大幅に短縮できます。インターネットを通じて社外からもアクセスできるため、リモートワーク下での迅速な情報共有にも最適です。
• 柔軟な納品形態：
  PDF化したデータは、DVD-RやHDDでの納品のほか、クラウドサーバーへのアップロードにも対応しています。電子化後の原本を「そのまま保管」するか「廃棄」するか選べるのも、ワンストップサービスならではの魅力です。

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不要になったら抹消処理

10年の保管期限を過ぎた議事録や、電子化後に不要となった原本を処分する際は、情報漏洩を防ぐための「機密抹消」が不可欠です。

• 無開梱・未開封での確実な処理：
  回収から溶解処理に至るまで、箱を開封することなくまるごと処理施設へ運びます。人の目に触れることなく、水で繊維状に分解して復元不可能な状態にするため、シュレッダーよりも高いセキュリティレベルで情報を抹消できます。
• クリップやホッチキスもそのままでOK：
  書類を専用箱に入れる際、クリップやホッチキスを外す手間は不要です。忙しい管理担当者様の負担を最小限に抑えつつ、最短翌営業日の集荷（東京都23区限定）などスピーディーな対応も可能です。
• 「溶解処理証明書」でコンプライアンスを強化：
  処分完了後には、確実に処理したことを証明する「溶解処理証明書」を発行いたします。社内監査や行政機関への報告、ステークホルダーへの説明の際にも、適正に管理・処分を行っている証拠として活用いただけます。

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まとめ

取締役会の議事録は、法律によって10年間の保管が義務付けられた、企業の意思決定を証明する唯一無二の書類です。

管理の不備は、過料や訴訟リスクなど、経営に甚大な影響を及ぼしかねません。

アズコムデータセキュリティでは、書類の発生から廃棄まで、ライフサイクルに合わせたワンストップサービスを提供しております。

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