機密文書の廃棄ガイド｜適切に廃棄しない場合のリスクとは
2025.03.22
経営情報や個人情報、取引先との契約内容といった重要な情報が記載された機密文書は、廃棄の方法を誤ると情報漏洩につながり、さまざまなリスクを伴います。
しかし、安全・確実に機密文書を廃棄するためにはどのような方法が適切なのか分からないという企業は少なくありません。
そこで本記事では、機密文書を適切に廃棄するための方法について詳しく解説します。
あわせて、外部委託を検討する際の業者の選び方や、既存の廃棄プロセスを見直すためのポイントもご紹介するので、廃棄方法を模索している方はぜひ参考にしてください。
Contents
機密文書の適切な廃棄が重要とされる理由
企業のリスクマネジメントにおいて、以下のような理由から機密文書の適切な廃棄は非常に重要とされています。
情報漏洩の防止
機密文書には、企業の経営戦略に関わる秘密事項や顧客情報、従業員の個人情報など、第三者に知られてはならない情報が非常に多く含まれています。
これらの情報をしっかり守り、企業としての社会的責任を果たすためにも、機密情報の廃棄は適切に行うことが必要です。
法的規制の遵守
個人情報保護法では個人情報の適切な保管・管理が義務付けられていますが、不要になったデータは速やかに廃棄・削除しなければならないと定められています。
また、法律によって保管期間が定められているものも多く存在します。
企業としてコンプライアンスを遵守し、社会的信用を維持するためにも、機密文書は適切に廃棄することが求められます。
環境への配慮
SDGsの広まりもあり、多くの企業に対して持続可能な社会を実現するための環境配慮型の経営が求められています。
そのため、CO2排出量の削減を考慮した廃棄方法など、自然環境破壊を防ぐための書類廃棄が必要です。
機密文書を適切に廃棄しないことによるリスク
機密文書を不適切な方法で廃棄した場合、企業にとって次のようなリスクが生じる可能性があります。
情報漏洩による社会的信用の低下
機密文書の漏洩が発覚した場合、企業としての社会的信用が低下し、顧客離れや取引先との関係悪化など、経営にさまざまな影響を及ぼすリスクが生じます。
法的責任の発生と罰則
機密文書の不適切な廃棄が原因で情報漏えいが発生した場合、適切な管理ができていなかったという理由で法的責任を問われるリスクもあります。
個人情報保護法以外にも、刑法で規定されている守秘義務違反に問われる可能性もあり、刑事罰だけでなく、民事裁判となり損害賠償が請求される可能性もあるでしょう。
経済的損失の増大
機密文書の不適切な処理という不祥事なった場合、刑事罰として罰金が科されたり、多額の損害賠償が請求されたりするリスクを抱えることになります。
また、社会的信用の低下とともに顧客や取引先が離れていき、売上にも大きな悪影響を及ぼします。
さらに、再発防止の体制整備やクレーム対応にも多額のコストが必要となるため、時間の経過とともに経済的損失が増大拡大していきます。
競争力の低下
社会的信用が低下した企業からは顧客や取引先が離れていき、結果として競争力も低下することになります。
また、企業イメージの悪化と業績不振によって従業員を減らさざるを得ないケースも少なくありません。
その結果、ますます競争力が低下し業績が悪化するという悪循環に陥っていきます。
環境への悪影響
例えば、大量の機密書類を焼却処分した場合、機密情報は抹消できますが、CO2の排出により環境破壊につながります。
また、排出されたゴミを森林や河川などに不法投棄したん場合も同様で、自然環境が破壊されるだけでなく、近隣住民に深刻な健康被害を及ぼしたり、生活環境の悪化を招いたりするといったリスクもあります。
適切な機密文書廃棄の方法
機密文書を適切に廃棄するための代表的な方法を4つ、ご紹介します。
シュレッダーによる裁断
もっとも手軽に処分する方法が、シュレッダーを使い書類を細かく裁断する方法です。
社内で処理ができ、裁断後の書類はそのままゴミとして出すこともできます。
その一方で、大量の書類を処理する場合は時間がかかるほか、裁断サイズが大きいと紙片から復元されるリスクもあります。
焼却処分
焼却処分は大量の書類も一度に処分できるだけでなく、完全に灰とすることで情報漏洩リスクもなくなります。
ただし、焼却処分施設を備えている企業は少なく、焼却によってCO2が発生するなどさまざまなリスクを伴います。
専門業者による出張シュレッダーサービス
オフィスへ直接出向き、大型シュレッダーで機密文書を裁断するサービスを提供している専門業者もあります。
大量の文書も短時間で処理できるほか、その場でシュレッダー処理をしてもらえるため、外部への書類持ち出しのリスクもなく安全です。
ただし、専門業者によるシュレッダーサービスは処理量に応じてコストがかかるだけでなく、オフィスへ出張してもらうためのスケジュール調整なども必要です。
溶解処理サービスの活用
溶解処理とは、水が入った大型の釜の中で書類を撹拌し、復元不能な状態にする方法です。
溶解した書類は紙パルプとして再利用されるため、持続可能な資源の創出方法としても注目を集めています。
書類を完全に溶かしつつリサイクルも可能な溶解処理は、近年求められている企業の社会的責任にも適した方法といえるでしょう。
機密文書の廃棄を業者に依頼する場合の選び方
機密文書の廃棄を専門業者に依頼する際には、以下のポイントを参考にすることで信頼性を見極めやすくなります。
セキュリティ対策がしっかりしているか
情報漏洩のリスクを最小限にするため、業者と機密保持契約（NDA）を結べるか、従業員に対して適切なセキュリティ研修・教育が行われているかなどをチェックしましょう。
また、処理施設内で書類の不正な持ち出しができない仕組みが整っているか、紛失などを防ぐための厳重な管理がされているかといったセキュリティ体制のチェックも重要なポイントです。
外部からセキュリティ対策の状況を正しく判断するのは難しいですが、たとえば「ISO27001」や「プライバシーマーク」などの取得状況は客観的な判断材料となります。
処理方法や処理後の証明書の発行を共有してもらえるか
処理方法によってもセキュリティレベルは異なるため、どのように処理するのか明確に提示できる業者を選ぶことはもちろん、廃棄証明書や溶解証明書など、処理後の証明書を発行してもらえるかも確認しておきましょう。
処分の証明書は、万が一トラブルが起こった際や企業の監査時などで重要な証拠となります。
回収から処理までワンストップで依頼できるか
機密文書の廃棄は主に「回収」「輸送」「処理」という3つのプロセスに分けられますが、回収や輸送を別業者に委託している場合、引き渡した書類の輸送課程がわからなかったり、委託会社から情報の漏洩や紛失が生じたりする可能性があります。
そのため、機密文書の回収から処理までの全てのプロセスをワンストップで依頼できる専門業者がおすすめです。
事前準備不要で依頼できるか
機密文書の中には、ホチキスやクリップで留められていたり、ファイルに綴じられた状態のものは多いです。
処理の前にこれらを外すとなると多くの手間と時間がかかるため、すでにある状態のままでも依頼できる業者を選ぶようにしましょう。
料金が明確か
料金体系が不透明だと、後で追加費用が発生するケースが少なくありません。
基本料金の金額はもちろん、重量や容積での料金設定が決まっているのか、特定エリアへの出張料金など追加料金が発生する条件が明確に提示されているかなどを事前に確認しておきましょう。
機密文書の廃棄プロセスを見直すためのチェックリスト
機密文書の安全な廃棄を実現するためには、現状の廃棄プロセスを確認し、見直しをおこアヌことが大切です。
書類の分類や管理、廃棄までのプロセスに応じたチェック項目をご紹介します。
機密文書の分類と保管ルール
廃棄する書類には機密文書とそうでないものがあるため、それらを正しく分類したうえで適切に保管する必要があります。
- 書類の分類基準は明確か？（例：機密文書、一般文書、長期保存文書など）
- 機密文書の保管場所と管理ルールが整備されているか？
- 文書管理者が明確に設定されているか？
- 不要な機密文書の定期的な確認・整理を行っているか？
廃棄対象の決定
重要な書類を誤って廃棄することのないよう、書類ごとに明確なルールや基準を定めておくことも必要です。
- 廃棄対象となる文書の基準が明確に定められているか？
- 法令に基づく保存期間を遵守しているか？
- 文書廃棄の際に、承認プロセスが設けられているか？（例：上長の承認）
- 電子データと紙文書の管理基準が統一されているか？
廃棄方法の選定
書類の量や廃棄の頻度などによっても最適な廃棄方法は異なるため、現状の廃棄方法が自社にとって適切かどうかを再確認したうえで処分方法を見直し、決定することが必要です。
- 社内シュレッダー処理、溶解処理、専門業者委託など、最適な方法を選択しているか？
- 廃棄方法のセキュリティリスクを評価しているか？（情報漏洩リスクの最小化）
- 専門業者に依頼する場合、適切な基準で業者を選定しているか？
- 業者のセキュリティ対策（ISO27001、プライバシーマーク等の取得）を確認しているか？
廃棄の実施
安全かつ確実に機密文書を廃棄するためには、以下の項目を確認しておきましょう。
- シュレッダー処理の場合、適切な細断レベル（クロスカット等）を選んでいるか？
- 専門業者委託の場合、運搬中のセキュリティ対策（施錠管理、GPS追跡）が確保されているか？
- 廃棄作業の実施状況を記録し、監査証跡として保存しているか？
- 溶解証明書や処理完了証明書を発行してもらっているか？
廃棄後の検証と見直し
廃棄のプロセスが正しく機能しているか、法改正や社会情勢準じているかを検証し、随時見直すようにしましょう。
- 機密文書の廃棄プロセスについて、定期的な監査を実施しているか？
- 問題発生時に改善策を策定し、見直しを行う仕組みが整備されているか？
- 従業員への機密文書管理・廃棄ルールの教育を定期的に実施しているか？
- 法改正や業界動向に応じて、廃棄ルールのアップデートを行っているか？
機密文書の保管・廃棄ならアズコムデータセキュリティまで！
機密文書の廃棄を依頼したいものの、信頼性の高い専門業者がなかなか見つからなかったり、業者の見極めが難しいと感じることも多いでしょう。
そのようなお悩みを抱えている方は、アズコムデータセキュリティへお気軽にご相談ください。
アズコムデータセキュリティでは高度なセキュリティ環境の倉庫で機密文書を一元管理しており、保管期間を迎えた後は、データ抹消処理施設において厳重なセキュリティ管理のもとで無開梱による溶解処理を行います。
溶解処理のため環境面に優しく、処理後は溶解処理証明書も発行するため安心してご依頼いただけます。
溶解処理単体での集荷サービスにも対応しておりますので、機密情報の漏洩を防ぎ、安全・確実に廃棄したとお考えの方はぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
個人情報や重要情報が記載された機密文書は、不適切な廃棄をすると企業の信頼性を低下させ、法的責任が問われたり経済的損失を被るおそれもあります。
機密文書の廃棄はシュレッダーや焼却処分のほか、溶解処理などさまざまな方法があり、自社に適した方法を選ぶことが大切です。
機密文書を正しい方法で安全に廃棄するためにも、まずはお気軽に私たちアズコムデータセキュリティまでご相談ください。
