近年、多くの企業ではペーパーレス化が進められており、書類をやり取りする機会は減ってきています。

しかし、それでも契約書や請求書などの重要書類は紙でのやり取りも多く、厳重に保管しておかなければなりません。

書類の数が増えるほど保管や管理の手間は多くなりますが、安全かつ効率的に保管するためにはどういった方法が有効なのか、詳しく解説します。

会社での書類保管を厳密に行わなければならない理由

企業では契約書や請求書など重要な書類を取り扱うことが多く、それらを厳密に保管・管理しておかなければなりません。

厳密に保管しなければならない理由は以下のようなことが挙げられます。

• 法令遵守とコンプライアンスを確保するため
• 情報漏えいや紛失のリスクを低減するため
• 災害時のリスク管理のため

法令遵守とコンプライアンスを確保するため

もっとも大きな理由として挙げられるのは、会社法や法人税法、所得税法といった法令を遵守するためです。

たとえば、会社法では取締役会議事録や株主総会議事録、決算書、会計帳簿などを一定期間にわたって保存しておくことが義務付けられており、これに違反した場合、過料や追徴課税などの罰則が科されることがあります。

また、取引先との契約内容を定めた契約書は法的拘束力をもち、万が一トラブルに発展した際に重要な証拠にもなり得ることから、厳密に保管・管理しておかなければなりません。

情報漏洩や紛失リスクを低減するため

顧客名簿や営業情報が記載された書類、機密性の高い社外秘の情報が記載された書類などを漏洩・紛失した場合、企業としての社会的信用を失うリスクが高まります。

信頼を失った企業からは取引先や顧客が離れていき、最悪の場合は大幅な業績低下に陥る可能性も考えられます。

このようなリスクを低減し安定した経営体制を維持するためにも、書類の厳重な保管・管理は基本ともいえます。

災害時のリスク管理のため

地震や台風といった大規模災害が増加しつつある昨今、オフィスが被災して重要書類が紛失してしまうリスクが考えられます。

デスクの引き出しや簡易的な書類棚、キャビネットなどに保管している企業は多いですが、保管場所を工夫したり複数の事業所に分散する、災害に強い外部業者の建物へ保管を委託するといったリスク管理が必要です。

会社での書類保管方法を最適化するには

書類管理の重要性は理解していても、効率的な管理方法が見つからなかったり整理に時間がかかったりと、さまざまな悩みを抱えることも多いのではないでしょうか。

そこで、効率的な書類保管の方法やポイントをご紹介します。

• 書類の分類と整理
• 書類のデジタル化とデータでの管理
• 社内ルールの整備と共有
• 書類保管サービスの活用

書類の分類と整理

まずはじめに、契約書や申込書は契約関係書類、請求書や領収証などは会計関係書類といったように分類したうえで整理しましょう。

取引先ごと、会計年度ごとにまとめたうえで保管しておくと、探すときもすぐに見つけることができます。

書類のデジタル化とデータでの管理

申込書の原本や請求書、領収証などは時間とともに溜まっていき、やがて保管スペースが物理的に足りなくなる可能性も考えられます。

しかし、2022年に施行された電子帳簿保存法により、一定の要件を満たせばデジタル化後に書類の原本を廃棄することが可能となっています。

書類をデータ管理することにより、新たな保管スペースの確保は必要なく、適切なファイル名の設定で検索もしやすくなります。

社内ルールの整備と共有

書類管理に関する明確な社内ルールを設け、全社員に共有しておくことも大切です。

たとえば、「申込書はスキャン保存のうえ原本は廃棄する」「過去のカタログ・パンフレットはスキャン保存し、原本は5部のみ残し廃棄する」などのルール化や、データにアクセスするための手順の明文化をすることにより、誤って処分したり、紛失したりするリスクを低減することが可能となります。

書類保管サービスの活用

膨大な書類の保管・管理をする場合、保管スペースの確保が困難であったり、探す際に時間がかかるといったデメリットがあります。

そこで、専門業者が提供している書類保管サービスを活用することもおすすめの方法です。

厳重なセキュリティが確保された倉庫で大量の書類を保管し、不要になった書類を安全に廃棄することも可能です。

また、業者によっては書類をデータ化し、必要に応じてすぐに取り出せるサービスも提供しており、業務効率向上につなげることもできます。

会社の書類保管を外部の収納サービスに依頼するメリット

外部の専門業者に書類保管を委託することで得られるメリットとして、次の5つが挙げられます。

• 保管スペースの節約
• セキュリティの向上
• 業務効率の向上
• コストの削減
• 災害対策になる

保管スペースの節約

大量の書類を物理的に保管する場合、スペースが足りなくなり新たな保管場所を確保する必要があります。

また、オフィスの一角に保管スペースを確保した場合は業務スペースが狭くなり、労働環境の悪化を招くおそれもあるでしょう。

外部の書類保管サービスを活用すれば、保管スペースの節約や業務スペースの維持につながります。

セキュリティの向上

書類保管は単にスペースを確保すればよいというわけではなく、特に機密情報や個人情報が含まれる書類の保管にあたってはセキュリティの確保が重要です。

書類保管サービスを提供している専門業者は、厳重な入退室管理や書類の集配送を行っているケースが多く、機密情報の漏洩や書類の紛失・盗難のリスクを大幅に低減できます。

業務効率の向上

日々多くの書類をやり取りする企業では、書類の保管・管理だけでも多くの労力を必要とします。

なかには、書類管理やデータ化の作業だけで業務時間の大半を割かなければならないという従業員も出てくるでしょう。

このようなときに書類保管サービスを活用することで定型的な作業から解放され、その分のリソースを新商品の開発や営業といったコア業務に充てられるようになります。

コストの削減

書類保管サービスを利用するためには一定のコストがかかりますが、それ以上にコストを削減できる可能性もあります。

たとえば、オフィス以外で保管スペースを借りている場合は賃料が不要になります。また、書類の保管・管理に割いていた人件費も削減され、空いた人員をコア業務へ充てることで生産性も向上します。

その他にも、重要書類を保管するためのセキュリティ設備を一から整備する必要もないことから、設備投資も抑えることが可能です。

災害対策になる

書類の保管場所によっては地震や火災、水害による被害を免れず、災害によって重要な情報が失われるリスクがあります。

しかし、外部の書類収納サービスは災害リスクも考慮した万全の体制・設備を整えているため、自社で書類を保管しておくよりも安全性を高められます。

また、災害はいつ・どこで発生するか分からないため、自社ではデータによる管理を、原本は書類保管サービスといった分け方をすれば重要書類のバックアップにも役立てられるでしょう。

会社の書類保管の方法にお困りならアズコムデータセキュリティまで

重要書類の適切な保管・管理に対応した書類保管サービスはさまざまなものがありますが、サービスの選定にあたっては万全のセキュリティ環境が整っているか、災害リスクの低い場所に立地しているかといったポイントを踏まえて選ぶことが重要です。

アズコムデータセキュリティの書類保管サービスは、地盤が強固な埼玉県秩父市に倉庫を構えており、高度なセキュリティ体制のもとで大切な書類を安全に保管・管理しています。

書類以外にもCD/DVDや磁気テープ、図面、カルテ、X線フィルムなどさまざまなメディアに対応しており、保管物は専用のWebシステムでいつでも確認可能なほか、アクセス制限や閲覧権限機能も利用できます。

さらに、保存期間が過ぎ不要になった書類はデータ抹消処理施設で安全に廃棄し、処理後は溶解処理証明書も発行しています。

書類の保管スペースがないとお困りの企業様はもちろん、セキュリティや災害対策に不安があるという企業様は、まずはお気軽にアズコムデータセキュリティまでお問い合わせください。

まとめ

書類保管は基本的な業務のひとつですが、適切に管理されていないと法令違反や情報漏えいにつながる可能性があります。

また、災害大国である日本では地震や水害、火災などによって重要書類が滅失するリスクもあるため、より厳重に保管しておかなければなりません。

書類保管を厳重な管理下のもとで適切に保管したいとお考えの企業様は、ぜひアズコムデータセキュリティの書類保管サービスをご検討ください。

災害に強い地盤にある高度なセキュリティ対策がされた倉庫にて、お預かりした書類をしっかり管理させていただきます。

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