通常、既存従業員の履歴書は労働基準法によって退職から３年間の保管が義務付けられていますが、不採用とした人物の履歴書をいつまで保管すればよいか悩みを抱える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、不採用の履歴書を廃棄するタイミングや法的な決まりがあるのかを解説します。

あわせて、多くの個人情報が集まる履歴書を適切に処分する方法もご紹介するので、履歴書の廃棄のタイミングを模索している方はぜひ参考にしてください。

不採用者の履歴書を保管する期間の目安と注意点

不採用者の履歴書について、保管に関する法的な義務はありませんが、再度連絡をする可能性や個人情報保護といった観点から、3〜6ヶ月を目安に保管している企業が多いです。

では、保管をする場合はどのような点に注意すればよいのでしょうか。

個人情報として厳重な管理を行う

履歴書には、名前や生年月日、住所、学歴など多くの個人情報が含まれています。

そのため、たとえ不採用とした人物の履歴書であっても、鍵付きのキャビネットへ保管するなど、厳重な管理が求められます。

近年では履歴書をデータ化して保管する企業も増えていますが、この場合もしっかりとセキュリティ対策を講じるなど、情報漏洩対策を徹底することが必要です。

不要となったらすぐに破棄する

個人情報保護法では、情報を必要としなくなった時点で迅速に廃棄することが明確に定められています。

そのため、何かしらの理由で不採用者の履歴書を保管した場合でも、再連絡などの必要性がなくなった時点で破棄する必要があります。

不採用者の履歴書を適切に破棄する方法

個人情報を含む書類は法令により不要になった時点で廃棄する必要がありますが、適切な対応をしなければ情報漏洩や企業の信頼低下など、さまざまなリスクを伴う可能性が高まります。

不採用者の履歴書を破棄する方法を3つ、ご紹介します。

シュレッダー処分

シュレッダー処分は、自社の既存機器でできる手軽な破棄方法ですが、裁断の細かさやゴミの処分方法によっては復元される恐れがあります。

焼却処分

書類を燃やすことで復元を不可能とする焼却処分ですが、近年の環境保護に対する関心の高まりの影響もあり、環境への配慮がより厳格に求められています。

また、専用施設を保有していないために焼却処分を行わない企業も少なくありません。

溶解処分

溶解処分は、書類を完全に溶かすため焼却処分と同じように復元が不可能な処分方法です。

溶解後は再生紙として再利用できるため、近年広まっているSDGsや企業が果たすべき社会的責任といった観点からもメリットの多い処分方法です。

不要な履歴書の破棄ならアズコムデータセキュリティまで

アズコムデータセキュリティでは、履歴書が不要となったタイミングでご連絡いただければ、セキュリティ教育を受けたスタッフが集荷へお伺いさせていただきます。

お預かりした履歴書は徹底した個人情報保護下のもと、無開梱にて溶解処理をさせていただいたうえで溶解処理証明書の発行をさせていただきます。

もちろんスポットでのご依頼にも対応可能ですので、個人情報の宝庫でもある履歴書を確実に破棄したいとお悩みの方は、ぜひお気軽にアズコムデータセキュリティまでご連絡ください。

まとめ

採用者の履歴書は、法律によって退職後も一定期間保管することが定められていますが、不採用者の履歴書の保管期間や破棄方法に明確な決まりがありません。

しかし、履歴書には多くの個人情報が含まれているため、破棄する際には十分な配慮が求められます。

情報漏洩を防ぎつつ、確実に個人情報を破棄したいとお考えの方は、ぜひアズコムデータセキュリティまでお問い合わせください。

不要となった履歴書を確実に破棄し、企業としての社会的責任を果たすためのお手伝いをさせていただきます。