「機密文書の取り扱いが複雑でよくわからない…」

このようなお悩みを抱える企業の書類管理責任者や従業員の方は少なくありません。

企業の重要な機密情報を含む書類は、厳重に管理しなければ情報漏洩による信用失墜などのリスクがあるため非常に重要です。

本記事では、機密情報の取り扱いルールや関連する法律について詳しく解説するので、機密情報の情報漏洩を防ぎ、自社の信頼を守るための参考にしてください。

機密情報を含む文書の定義

はじめに、機密情報が含まれている機密文書と一般文書の違い、機密文書に該当する書類を解説します。

機密文書と一般文書の違い

機密文書と一般文書の違いは以下のとおりです。

	一般文書	機密文書
情報漏洩による影響	比較的小さい	非常に大きい
秘密保持の重要性	比較的小さい	非常に大きい
法定保存期間	なし	文書によっては決まりがある
取り扱いの注意点	特になし	・セキュリティの高い保管場所へ保管・取り扱いルールを決めておく・期限が切れたら早めに処分

上記のとおり、機密文書は一般文書と比較して厳重な取り扱いを必要とします。

機密情報に該当する書類の分類

企業が取り扱う書類はさまざまですが、なかでも機密情報に該当する書類の具体例をご紹介します。

【分類と書類の例】

• 社内に機密情報に関連する書類：
  財務・経理文書や製品開発データ・顧客情報など、漏洩することで損害が生じる可能性のある重要書類
• 取引先から提供された書類：
  契約書や同開発している製品の仕様書やデータ、研究内容など
• 個人情報が記載された書類：
  社員の個人情報やアンケート、商品購入などで得られた情報が記載された書類

関連記事：書類の溶解処理について詳しく解説

機密情報の取り扱いに関連する法律

機密情報は、情報ごとに取り扱いルールが法律で定められています。

関連する情報を解説します。

個人情報保護法

個人情報保護法に関連する情報とは生存する個人に関連する情報で「特定の個人を識別できる情報」が該当し、該当する項目は多岐に渡ります。

• 氏名・住所・顔写真など単体で個人の特定ができるもの
• 生年月日や電話番号やメールアドレスなど、複数の組み合わせで個人の特定ができるもの
• その他、個人に関する情報：
  指紋や声紋、虹彩、手指の静脈など身体的特徴。
  マイナンバーや基礎年金番号、運転免許証番号などの個人識別符号

上記の情報が含まれるものは、機密情報として個人情報保護法のルールに則った取り扱いが必要です。

参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？

不正競争防止法

不正競争防止法は、企業の営業秘密を不正な手段で取得、使用、開示する行為を規制する法律で、企業には営業に関する機密情報の厳格な管理が求められます。

関連する情報はさまざまですが、取引関連書類や知的財産に関する書類など、企業にとって社外秘となっている情報です。

参考：経済産業省｜営業秘密～営業秘密を守り活用する～

その他法令

労働基準法（従業員による情報保護義務）やマイナンバー法によるマイナンバーの情報取り扱い、医療情報関連の法律（患者情報の守秘義務など）などに関連している情報も、機密情報として厳格な取り扱いが必要です。

参考：e-GOV 法令検索｜労働契約法（第3条4項）
参考：e-GOV 法令検索｜行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律
参考：厚生労働省｜医療関係資格に係る守秘義務の概要

関連記事：会社の書類を整理する重要性｜書類保管コストを削減する方法を解説

機密情報を適切に取り扱うためのポイント

機密情報の適切な管理ができていない場合、情報漏洩による信用失墜など、企業にとって大きなデメリットを招くリスクが生じます。

機密情報を適切に取り扱うためのポイントをご紹介します。

機密情報の取り扱いルールを明文化する

機密情報が含まれる書類や電子データを取り扱ったアクセス記録の作成、情報の管理者やアクセス権限を有する従業員の設定をするなど、取り扱いルールを明文化することで厳格な管理体制の構築ができます。

物理的・電子的セキュリティの強化

情報が保管されている場所への入退室管理システムの導入やセキュリティソフトの強化、サーバーへのアクセス権設定など、物理的・電子的なセキュリティ対策も有効です。

情報管理の専門業者へ委託する

情報管理を専門とする業者へ外部委託することも、機密情報を守る一つの方法です。

専門業者なら徹底したセキュリティを完備しているため、適切な機密情報の取り扱いをすることが可能です。

関連記事：倉庫で書類を保管するメリットや注意点を解説

機密情報の管理ならアズコムデータセキュリティにご相談ください！

アズコムデータセキュリティでは、入退室を厳格にチェックできるアクセス管理システム、そして監視カメラや赤外線センサーによる24時間365日の監視など、高度なセキュリティ環境下での情報管理が可能です。

その他にも、厳重なセキュリティの下で不要になった機密文書・データの抹消処理にも対応しており、大切な機密情報が漏洩しないよう徹底しております。

機密情報の取り扱いにお困りの際は、ぜひアズコムデータセキュリティにお任せください。

まとめ

重要な機密情報を含む書類が漏洩してしまった場合、企業の信用失墜など経営に関わる大きな問題となります。

しかし、「どうやってセキュリティ対策をすればよいかわからない」「自社にあった情報管理の仕方がわからない」など、情報管理に悩まれる方は少なくありません。

このようなお悩みがある方は、まずはお気軽にアズコムデータセキュリティまでご相談ください。

情報管理の専門業者として、最適な方法のご提案と高いセキュリティ環境での管理をさせていただきます。