会社の書類を整理する重要性｜書類保管コストを削減する方法を解説

2025.07.17

日々の業務のなかで増え続ける書類は、種類によって法的な保管義務があり、適切な保管・管理をしなければさまざまなデメリットが生じるリスクがあるため注意が必要です。

そこで本記事では、溜まってしまった書類を適切に整理・保管をしなければならない理由について詳しく解説します。

あわせて、保管期限がすぎた書類を保管し続けることで生じるデメリット、書類保管コストを削減する方法も解説するので、書類整理や保管にお悩みの方はぜひ参考にしてください。

会社の書類を整理・保管する理由

はじめに、会社の書類を整理・保管することが重要な理由を解説します。

法的な義務とコンプライアンスの遵守

企業が保有する書類には、取引に関する契約書や取引記録、会計帳簿など法的な効力を持つ書類が多くあります。

これらの書類は、保管方法や保管期限に定めがあり、企業はコンプライアンスを遵守するために整理を行い、適切な保管・管理をする必要があります。

【保管期限の定めのある書類の例】

10年保管する必要のある書類：
株主総会や取締役会の議事録、決算書、会計書類など会社法に定められた書類
7年保管する必要のある書類：
仕訳帳や現金出納帳、領収書、源泉徴収簿など、国税関係書類
5年保管する必要のある書類：
従業員との雇用契約書、産業廃棄物管理表など
4年保管する必要のある書類：
雇用保険の資格取得等確認通知書、離職票などの雇用保険に関連する書類
3年保管する必要のある書類：
災害補償や郵便物等の初受信簿、労働者名簿^※1など
2年保管する必要のある書類：
健康保険、厚生年金保険に関連する書類

※1：労働者名簿や雇い入れ、解雇、退職など使用者に作成義務のある書類は法改正により保管期間が5年に延長。しかし、2025年時点では経過措置が取られている。

監査やトラブル発生時のための証拠保全

会計監査や業務・税務調査などでは、過去の書類を用意・提出する必要があります。

このような監査に適切に対応するために、保管切れ前の書類を処分しないよう日頃から書類の整理と管理が求められます。

また、取引関連の書類を保存しておくことで、万が一取引先との間でトラブルが生じた場合でも証拠として提出することができます。

情報漏洩の防止

企業が保管している書類には、自社の機密情報や従業員の個人情報など、重要なものが多く含まれています。

これらの重要な情報をしっかり守るためにも、適切な保管・管理が重要となります。

関連記事：会社の書類保管を厳密に行わなければならない理由とその方法

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保管期限の過ぎた書類を放置することで起きるデメリット

処理をわかりやすく整理し、適切に保管・管理をしていない場合、保管期限切れに気づかず放置してしまうケースは少なくありません。

保管期限切れの書類を放置することで生じるデメリットを解説します。

保管スペースの圧迫

保管期限が定められる書類は年度ごとに増加するため、保管スペースをどんどん圧迫します。

最悪の場合は新たに保管スペースを用意する必要があり、労力やコストなど多くの負担がかかる可能性があります。

情報漏洩リスクの増大

適切な保管・管理ができていない場合、また保管期限が切れた書類の廃棄方法が不適切だった場合、機密情報や個人情報などが漏洩するリスクが生じます。

情報漏洩は企業の信用低下につながる可能性もあるため徹底した管理が必要です。

法律違反やコンプライアンス違反のリスク

保管期間内に書類を廃棄してしまうことでも法的措置が取られますが、期限が切れた書類を迅速に廃棄しない場合も注意が必要です。

特にマイナンバーが記載されている書類の場合、「保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない」と内閣府や個人情報保護委員会のガイドラインに示されているため、保管期限が切れたら迅速に廃棄する必要があります。

参考：個人情報保護委員会｜特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）

関連記事：倉庫で書類を保管するメリットや注意点を解説

会社の書類保管コストを削減する方法

企業が保有する書類ごとに保管期限が定められているため、書類保管にはコストがかかります。

書類保管コストを削減する方法をご紹介します。

不要書類の定期的な整理と廃棄

不要な書類の整理と廃棄は非常に重要です。

定期的に整理を行うことで保管期限の確認ができるだけでなく、不要となった書類を廃棄することで保管スペースの確保もすることができます。

そのため、新たに保管スペースを用意する必要もなくなり、中・長期的な視点からもコスト削減に貢献できます。

書類の電子化

処理の電子化も、コスト削減に有効な方法です。

特に近年では国税に関する書類の電子保存をするための法律（電子帳簿保存法）や、企業が作成する書類の電子化を認める法律（e-文書法）など、DX化を進める動きが活発になっています。

また、書類を電子化することで広い保管スペースを用意する必要もなく、必要な書類をすぐに呼び出すこともできるのでおすすめです。

参考：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト
参考：e-GOV 法令検索｜民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律

外部保管サービスを活用する

書類の適切な保管や整理を行う余裕がなければ、外部の保管サービスを活用することもおすすめです。

コストはかかりますが、保管サービスなら機密情報の記載された書類を適切に保管できるだけでなく、業者によっては廃棄まで対応してくれることもあります。

関連記事：書類の溶解処理について詳しく解説

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