倉庫で書類を保管するメリットや注意点を解説
2025.05.28
企業が取り扱う書類には、契約書や経理帳票・図面・技術資料など重要な情報資産が多く含まれます。
これらの書類を適切に保管することは、業務の効率化だけでなく、コンプライアンスの遵守や情報漏洩リスクの軽減など、さまざまな観点において重要となります。
本記事では、倉庫で書類を保管するメリットや注意点をはじめ、倉庫選びのポイントまでを詳しく解説します。
Contents
倉庫で書類保管するメリット
倉庫を活用して書類保管をするメリットは、次のとおりです。
オフィススペースの有効活用ができる
オフィス内で保管する書類が大量になると、多くのスペースを占有してしまいます。
倉庫に書類を移動させることによってオフィス内のスペースを本来の業務目的に活用でき、企業の生産性向上につなげることが可能です。
セキュリティの強化による情報漏洩リスクの軽減
書類の管理は、情報セキュリティの観点から漏洩リスクを最小限に抑えることが求められます。
保管する倉庫によっては監視カメラや入退室の管理システムなど厳重な体制が整えられているため、社内で保管するよりも情報漏洩や盗難のリスクを軽減できる場合が多いです。
書類の劣化・災害対策
温度・湿度の管理はもちろん、耐火・耐震対策が施された施設を選べば、書類の劣化や災害による被害を最小限に抑えた保管が可能です。
書類管理の効率化による業務負担の軽減
外部の倉庫では入出庫管理や検索システムが整備されているところも多く、書類の管理が効率化されます。
必要なときに迅速に取り出せる体制を構築することで担当者の業務負担が軽減され、本来の業務に集中することができます。
コンプライアンスへの対応とリスク管理
企業が保有する書類には、一定期間保存する法律が関わるものが多いです。
倉庫での保管によって書類の保管期限や廃棄時期の管理・適切な処分ができるようになれば、コンプライアンス遵守の実現が可能です。
また、情報を一元管理することで内部統制を強化したり、監査対応をスムーズに進めたりすることにもつながります。
関連記事：外部委託できる倉庫業務は？｜保管〜仕分け〜配送ができる物流会社の選び方｜東亜物流株式会社
倉庫で書類保管する際の注意点
倉庫で書類保管をする場合、以下の点に注意が必要です。
書類の分別と整理
倉庫に書類を預ける前に、種類別・用途別に整理しておくことが重要です。必要な書類がすぐに取り出せるよう、分類やラベリングを徹底しましょう。
また、書類作成年度で分別することもおすすめです。
これにより、保管時・処分時の混乱や紛失リスクを防ぐことができます。
保管場所の選定と管理
書類保管をする倉庫は、アクセスのしやすさや立地条件・安全性を考慮して選ぶ必要があります。
また、定期的に保管状況を確認して情報が更新されているかチェックするなど、管理体制を整えることも大切です。
セキュリティ対策
倉庫側が導入しているセキュリティシステムを確認し、高度なセキュリティ環境下で保管・管理をしている倉庫を選ぶようにしましょう。
入退室管理システムや監視カメラ・情報セキュリティ規格（ISO27011など）が整っているかどうかは、倉庫を選定する上での重要な指標となります。
保管期間と廃棄
書類は、法律によって定められた法廷保存期間に則った保管が必要です。
契約書や帳簿など、書類ごとに保管期限が異なるため、厳重に管理したうえで、期限が来たものから適切に廃棄しなければなりません。
倉庫に預けっぱなしにすることなく、定期的に保管期限を確認し、適切に処分することが必要です。
バックアップと電子化への対応
紙の書類に加え、デジタルデータでバックアップをすることにより、災害時などの紛失リスク軽減につながります。
2022年より施行された電子帳簿保存法へ対応が求められていることから、近年では書類のスキャンやデジタルアーカイブサービスを提供している倉庫も増えてきています。
法的要件の遵守
書類の保管には、会社法・税法・個人情報保護法など、各種法令を遵守する必要があります。
書類の保管サービスを利用する際は、このような法的要件にしっかりと対応できる業者かどうかを確認することが大切です。
信頼できる書類保管倉庫の選び方
信頼できる書類保管倉庫は、次のポイントを押さえて探すようにしましょう。
セキュリティ体制は万全か
個人情報や企業の機密文書を預ける際は、監視カメラやICカードによる入退室管理、情報セキュリティ認証の有無など、第三者の視点から見ても信頼できると判断された業者を選ぶことが重要です。
災害対策・立地の安全性
倉庫そのものが耐震・耐火性能を備えているかどうか、また水害や地盤沈下・土砂崩れなどのリスクが低い土地にあるかどうかも必ずチェックしましょう。
迅速な対応が可能か
書類が必要になったときに迅速に取り出せたり、新たな保管や期限切れ書類の処分が必要になった場合に、すぐに対応してくれたりする業者であれば、一時的な保管スペースの確保や処分漏れなどがなく安心です。
インターネット経由や電話・FAXなど、どんな依頼方法に対応しているかも要チェックです。
専門性が高く実績は豊富か
書類保管の実績が豊富な企業であれば、企業ごとのニーズや法的要件に精通しているため、信頼性も高いです。
どのような取引先があるのか、リピート率は高いかなど、実績をしっかり確認しましょう。
料金設定を確認する
書類の保管費用や処分費用など、一つひとつの項目に対して明確な料金設定をしている業者であれば、思わぬ追加費用の発生リスクが少なく、コスト管理がしやすくなります。
倉庫の書類保管に関するよくあるご質問
アズコムデータセキュリティは、強固な地盤を持つ秩父にて、これまで多くの企業様から書類保管をご依頼いただいてきました。
ご依頼時によくいただくご質問を、回答とともにご紹介いたします。
Q1. どのような書類を倉庫に預けることができますか？
A. 経理書類・契約書・技術資料・伝票・図面など、企業の情報資産となる各種文書を預けることができます。
Q2. 自社で用意した箱のまま預けられますか？
A. はい、基本的に自社で用意した箱でも預け入れ可能です。
ただし、倉庫が指定するサイズや強度を満たしている必要がありますので、詳細をお聞かせください。
Q3. 預けられる箱数や書類量に制限はありますか？
A. 箱数や書類量に制限はありません。
預けた分だけ料金が発生し、必要に応じて何箱でもお預けいただけます。
Q4. 書類が必要になった場合、どのように取り出せますか？
A. Webシステムや電話、FAXなどで取り出し依頼が可能です。
最短で翌営業日にお届けできるサービスもございます。
Q5. 書類の保管期限や廃棄はどうなりますか？
A. 保管期限は任意に設定でき、期限が来た書類はWebシステム等から廃棄のご依頼が可能です。
溶解証明書の発行も対応しています。
Q6. セキュリティや個人情報保護は大丈夫ですか？
A. 倉庫は監視カメラや入退室管理・ISO27001、などの情報セキュリティ規格に準拠した体制を整えています。
個人情報保護に関する厳格な審査基準もクリアしておりますので、安心してお預けください。
Q7. 書類以外のものも一緒に預けられますか？
A. 書類以外にも、デジタルデータやCD-ROM、レントゲンフィルムといったメディアにも対応しております。
Q8. 保管している書類の情報や履歴は確認できますか？
A. 弊社独自のWebシステムで、お預けいただいた書類の情報や入出庫・廃棄履歴をご確認いただけます。
Q9. 短期間でも預けることはできますか？
A. 保管期間に応じた柔軟なプランをご提案しておりますので、詳しくはお問い合わせください。
Q10. サポート体制はどうなっていますか？
A. 電話やメール、Web上からのお問い合わせに対応しており、柔軟な対応をご提供いたします。
倉庫での書類保管ならアズコムデータセキュリティ
アズコムデータセキュリティでは、書類単位・箱単位どちらにも対応した保管サービスを実施しています。
書類だけでなくCDやDVD・書籍・カルテといったメディア保管にも対応しており、厳重なセキュリティ環境下での保管が可能です。
また、強固な地盤を持つ埼玉県秩父市に倉庫を構え、万が一の災害時も安心です。
さらに、プライバシーマークも取得しており、保管物のお預かりはセキュリティ教育を受けた自社社員が対応させていただくので、終始安心してお任せいただけます。
書類の保管から不要となった書類の溶解処分までのサービスをワンストップでご提供し、溶解処理ごの証明書も発行させていただきます。
書類保管を外部へ委託し、保管・管理に関わる業務の効率化を目指したいとお考えの方は、ぜひお気軽にアズコムデータセキュリティまでお問い合わせください。
まとめ
倉庫での書類保管は、オフィスのスペース効率化や情報漏洩防止・災害対策など、さまざまなメリットがあります。
アズコムデータセキュリティでは、厳重なセキュリティ環境下での書類保管に対応しております。
また、独自のシステムによって必要とする書類の取り出しも簡単に行なっていただくことが可能です。
書類保管を外部へ委託し、自社のスペースを効率よく使いたいとお悩みの方は、まずはお気軽にアズコムデータセキュリティへご相談ください。
