機密情報が含まれる書類は、適切な処分を行わなければ情報漏洩につながり、さまざまな弊害が生じる可能性があります。

本記事では、機密文書が万が一漏洩した場合にどのようなリスクが生じるのか、また処分する際はシュレッダーと溶解処理のどちらがより適切かについて詳しく解説します。

機密文書を適切に処分し、情報漏洩リスクを可能な限り低減したいとお考えの方はぜひ参考にしてください。

機密文書が漏洩することで生じるリスク

企業の重要な情報が含まれている機密文書が漏洩してしまった場合、次のようなリスクが生じる可能性が高まります。

• 信用失墜による企業価値の低下
• 法的な罰則が科せられる可能性

信用失墜による企業価値の低下

機密文書の内容には、独自の技術やノウハウ、経営方針・取引情報、従業員や株主など関係者の個人情報など、さまざまな情報があります。

これらのうち一つでも漏洩してしまった場合、ステークホルダーからの信頼を失い、取引の停止による営業利益の減少や株価の下落などが生じ、企業価値の低下を招く恐れがあります。

法的な罰則が科せられる可能性

漏洩した情報によっては、損害賠償を請求される可能性があります。

特に個人情報が漏洩した場合は個人からの損害賠償請求のほか、個人情報保護委員会による行政措置や、懲役または罰金といった直接的な法的措置がとられる可能性もあります。

機密文書を廃棄する際のポイント

不要となった機密情報を廃棄する際は、万が一ゴミが盗難されても復元できない状態にしたうえで廃棄するなど、徹底した情報漏洩対策を講じることが必要です。

また、処分を外部委託する場合も、「どのような漏洩対策がされているか」「どのような処分方法をしているか」などを必ず確認するようにしましょう。

シュレッダーと溶解処理による文書廃棄の特徴

機密文書の廃棄方法として代表的なものに、シュレッダー処分と溶解処理がありますが、どのような違いがあるのでしょうか。

それぞれの特徴をご紹介します。

シュレッダーによる廃棄の特徴

シュレッダー処分は、すでにある機器を使用して手軽に行うことができる廃棄方法です。

しかし、大量の書類を廃棄する場合は時間と人的コストが必要となるだけでなく、裁断のサイズやゴミの廃棄方法によっては復元されて情報漏洩につながるリスクがあります。

溶解処理による廃棄の特徴

溶解処理とは、不要となった紙書類を水と混ぜ、粉砕しながら完全に溶かす廃棄方法で復元は不可能です。

また、溶かされた後は再生紙として再利用することができることから、近年高まっている環境保護の観点からも注目を集めている廃棄方法です。

機密文書の溶解処理はアズコムデータセキュリティまで

アズコムデータセキュリティでは、廃棄依頼のご連絡をいただいてから最短翌日には集荷にお伺いし、溶解処理を行っております。

処理後は溶解処理証明書を発行いたしますので、社内監査の際に証拠としてご利用いただくことができます。

また、セキュリティ教育を受けたスタッフが集荷にお伺いし、お預かりした状態のまま無開梱での処理を行うため、高いセキュリティ環境下で機密文書の廃棄をすることが可能です。

スポットでのご依頼にも対応しておりますので、「情報漏洩対策がなされた環境で機密文書の廃棄がしたい」とお考えの方は、ぜひお気軽にアズコムデータセキュリティまでご連絡ください。

まとめ

シュレッダーで機密文書の廃棄をした場合、時間や人的コストがかかるだけでなく、裁断サイズや処分方法によっては情報漏洩を招き、企業としての信頼低下を招く恐れがあります。

「徹底した情報漏洩対策を講じて機密文書の廃棄をしたい」

「環境にも配慮した方法で廃棄して、企業の社会的責任を果たしたい」

このようなお考えのある方は、ぜひ私たちアズコムデータセキュリティにお任せください。

お預かりした機密文書を確実に廃棄し、情報漏洩を防ぐためのお手伝いをさせていただきます。