特定の条件を満たした従業員に加入義務のある社会保険にはさまざまな書類があり、関連する法令によって保管期間が定められています。

本記事では、社会保険の種類ごとに関連する法律と、法律で定められている書類の保管期間について解説します。

あわせて、書類を適切に保管するポイントや保管期限が切れた場合の対応もご紹介するので、社会保険に関する書類の保管・管理の適切な方法をお探しの方はぜひ参考にしてください。

社会保険関連書類の保管期間に関する法令

社会保険に関する書類の保管期間の起算日は、いずれも加入日ではなく完結した日（退職・解雇・死亡など）とされており、法令によって「起算日から◯年」と定められています。

保険ごとの書類保管期間、そして関連する法令を解説します。

雇用保険に関連する法令

雇用保険に関する書類は、雇用保険法施行規則第143条により、完結した日から2年間と定められています。

ただし、被保険者に関する書類は4年となっているため、同じ雇用保険に関する書類であっても、分けて保管するといった対応が必要です。

参考：e-Gov法令検索｜雇用保険法施行規則

健康保険に関連する法令

健康保険に関する書類は、健康保険法施行規則第34条によって、完結した日から2年間と定められています。

参考：e-Gov｜健康保険法施行規則

厚生年金に関連する法令

厚生年金保険法施行規則第28条の定めにより、厚生年金に関する書類は完結した日から2年間の保管が義務付けられています。

参考：e-Gov｜厚生年金保険法施行規則

労災保険に関連する法令

労災保険に関する書類については、労働災害補償保険施行規則第51条の定めにより、完結した日から3年間保管することが義務付けられています。

ただし、労災保険に関する書類保管の起算日は他の保険とは異なり「労災保険給付が完結した日」とされているため注意が必要です。

参考：e-Gov｜労働者災害補償保険法施行規則

労働保険に関連する法令

労働保険に関する書類は他の保険と比較して保管期間が長く、労働基準法第109条によって5年間（改正の経過措置により、当面は3年間）とされています。

なお、タイムカードや賃金台帳については起算日が「最後の記入日」とされているため、雇用契約書や出勤簿などとは異なる点に注意が必要です。

参考：e-Gov｜労働基準法

社会保険の書類と保管期間一覧

社会保険に関する書類ごとの起算日、そして保管期間をまとめると下表のようになります。

書類	起算日	保管期間
雇用保険に関連する書類	完結の日 （退職・解雇・死亡）	2年間
雇用保険の被保険者に関連する書類	完結の日 （退職・解雇・死亡）	4年間
健康保険・厚生年金保険に関連する書類	完結の日 （退職・解雇・死亡）	2年間
労災保険に関連する書類	労災保険給付が完結した日	3年間
労働保険に関連する書類	・雇用契約書、出勤簿、労働者名簿：退職、解雇、死亡 ・タイムカード、賃金台帳：最後の記入日	5年間 （改正に伴う経過措置により、当面は3年）

また、ご紹介した書類以外にも、社会保険料の算出に必要となる源泉徴収に関する書類については、所得税法の定めによって7年間の保管が義務付けられています。

社会保険に関連する書類を保管するポイント

社会保険に関する書類は区分によって保管期間が異なるため、適切な保管をしなければ混在し、誤って期間が切れる前に破棄してしまうリスクがあります。

適切に保管するためのポイントをご紹介します。

種類・年度ごとに分別する

まずはじめに、保険の種類ごとに書類を整理しましょう。

さらに、起算日ごとに分別して年度単位で保管することで、確認がしやすくなります。

年度が変わったら整理する

保管期限が切れた書類を放置しておくと、毎年書類が増えて保管スペースを圧迫するだけでなく、管理もしづらくなってしまいます。

年度が変わったタイミングで確認・整理を行い、期限が切れた書類は随時処分するようにしましょう。

情報漏洩リスクに配慮した保管を行う

社会保険に関する書類は、会社の情報だけでなく、従業員の個人情報も多く含まれています。

そのため、鍵付きのキャビネットで保管する、書類にアクセスできる従業員は限定するなど、厳重な取り扱いルールを設けたうえで情報漏洩対策を徹底することが求められます。

保管期間が切れた社会保険関連書類の取り扱い

保管期間が切れた書類を保管し続けることに対する具体的な罰則などはありません。

しかし、社会保険に関する書類は個人情報が含まれているため、取り扱いには各関連法令だけでなく「個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法）」も適用となります。

迅速な廃棄

個人情報保護法では、個人情報の取り扱いに関する定めのほか、第22条によって「不要となった書類は迅速な廃棄をすること」とされています。

そのため、保管期間が切れた書類については、できるだけ早く、かつ情報漏洩対策がなされた方法によって処分する必要があります。

参考：e-Gov｜個人情報の保護に関する法律

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まとめ

社会保険に関する書類は、種類ごとに関連する法令が異なり、保管期間もそれぞれ定めがあります。

しかし、全ての書類を整理し、適切な保管・管理をするためには人的リソースや時間を必要とします。

書類ごとに異なる保管期限をわかりやすく整理・保管し、情報漏洩対策がなされた処分を行いたいとお悩みの方は、ぜひアズコムデータセキュリティへお任せください。

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