オフィスや自宅に溜まった書類、どうしていますか？

書類のなかには個人情報や機密情報が含まれていることもあり、処分方法に悩む人は少なくありません。

そのようなときに頼れるのが、書類処分の専門業者です。

この記事では、業者に依頼する際の流れや費用、注意点をわかりやすく解説します。安全・確実に書類を処分したいとお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

書類処分業者とは？

不要になった書類や重要な文書の処分を専門とする処分処理業者の役割やサービス内容をご紹介します。

書類処分業者の役割とサービス内容

書類処分業者は、個人情報を含む書類や機密文書などを安全に処分・廃棄するサービスを提供する業者を指します。

書類処分を専門としているため、書類の重要度や容量に応じて、安心・安全な処分を依頼できることが特徴です。

自分で処分する場合との違い・リスク比較

重要書類をご自身で処分される場合、手間や時間がかかるだけでなく、情報漏洩のリスクがあります。

例えば、シュレッダーによる処分をした場合、残片の状態によっては復元されるリスクが生じます。

しかし、書類処分を専門とする業者の場合、同じシュレッダーによる反りでも確実に裁断し 、復元できない状態まで処理を行うことが可能です。

また、書類処分業者なら処理した後の処分証明書の発行もできるため、万が一処分記録の提示を求められても安心です。

法人・個人での利用シーン

法人と個人、それぞれの利用シーンの例は以下のとおりです。

【法人】

• 保管期限付き書類の廃棄
• 個人情報を含む処理の廃棄・監査前の書類整備
• 大量処理の必要な書類の処理

など

【個人】

• 個人情報の記載された郵便物の廃棄
• 相続や遺品整理
• 診療明細や保険証券関係書類の廃棄
• 家庭用シュレッダーでは間に合わない量の書類廃棄など

など

関連記事：倉庫で書類を保管するメリットや注意点を解説

書類処分業者の主な処分方法

書類処分業者が行う処分方法について、詳しくご紹介します。

シュレッダー処理・溶解処理・焼却処理

シュレッダー処理は、業務用の大型シュレッダーによって裁断・廃棄をする方法で大量でない場合に使用される方法です。

溶解処理は、書類を水や薬品を使用して溶解する方法で、機密性が非常に高く、溶解後に再生紙として再利用もできるため、持続可能な資源の活用方法として注目が集まっています。

焼却処理は名前のとおり書類を燃やして処分する方法ですが、焼却時にCO²やダイオキシンの排出といった環境不可がかかるため、近年では規制がされている地域もあります。

機密性の高い書類に適した処分方法

個人情報や取引の契約書、社内の機密文書などを処分する場合は、復元ができない溶解処理、もしくは焼却処理が一般的な方法として使われています。

書類処分業者の選び方と比較ポイント

重要な書類の処分を依頼する場合、敵機刹那業者を選ばなければ情報漏洩のリスクを伴うため、適切な選択が必要です。

セキュリティ体制・実績・対応エリア

重要な書類を預ける業者には、高いセキュリティと技術が求められます。

情報セキュリティマネジメントシステムの国際基準である「ISO/IEC 27001:2013 /JIS Q27001:2014」やプライバシーマークを取得している業者なら、安全に処分場所まで輸送し、適切な処分をすることができます。

また、迅速な処理を依頼するためにも、近隣にオフィスや処分場がある業者を選ぶことも大切です。

料金体系とサービス内容の違い

書類処分業者によって、料金体系やサービスの内容はさまざまです。

特に、業者によってはシュレッダーによる処理だけといった場合もあるため、どのような方法で処理をするのか、その料金形態はどのようになっているのかを事前に確認しましょう。

書類処分業者の利用手順と流れ

書類処分業者を選んでからの流れを解説します。

見積もり依頼から回収・処分までの流れ

はじめに、適切な金額や処分方法を提示する処分業者を探します。

その後、処分するべき書類をまとめます。このとき、業者によっても異なりますが機密書類専用の保管箱や段ボールを用意しているケースが多いです。

指定された方法で書類をまとめ、業者へ回収依頼をしましょう。

書類の回収後は、決められた方法で処分を行います。基本的には立会不要なので、回収完了後は安心して処分業者へお任せください。

証明書発行やアフターフォローの有無

書類によっては、会社の監査時などに処分証明書の添付が必要な場合があります。

可能であれば処分後すぐに証明書を発行してもらい、保管をしておきましょう。

関連記事：会社の書類を整理する重要性｜書類保管コストを削減する方法を解説

書類処分業者を利用する際の注意点

書類の処分は、情報漏洩を防ぐためにも重要な作業です。

適切に処分をするためにも、書類処分業者を利用する際の注意点を理解しておきましょう。

個人情報保護法など法令遵守の重要性

処分する書類には、個人情報が含まれているケースは少なくありません。

個人情報を含む場合、個人情報保護法に則った管理・処分が求められます。

処分を依頼する際は、法律に則り、書類を適切に処分ができる業者を探しましょう。

業者選定時に確認すべきポイント

書類の処分業者を探す際に確認していただきたいポイントは以下のとおりです。

• セキュリティ規格を取得しているか
• 業務 施工実績
• 所在地の明確性
• 図面や見積書や、仕様書が入手可能か

これらは、処分業者のホームページに記載されているケースが多いので、必ず確認をしておきましょう。

書類処分業者の料金相場とコスト削減のコツ

料金相場は処理類処分業者によって異なるため、事前に見積もりをとるようにしてください。

一般的な料金形態の目安、コストを抑えるポイントをご紹介します。

箱単位・重量単位などの料金体系

書類処分の料金形態として、回収する箱の数で算出されますが、大量にある場合は重量で算出するケースもあります。

料金の一般的な目安は以下のとおりです。

• 箱：500円/1箱〜
• 重量：20〜150円/kg前後

上記以外にも、業者によっては証明書の発行手数料や配送の費用がかかるケースもあります。

コストを抑えるためのポイント

書類処分を外部委託する場合、コストに悩む方は少なくありません。

コストを抑えて依頼するためには、良心的な金額設定であることだけではありません。

万が一にも業者から情報が漏洩してしまった場合、損害賠償や訴訟、自社への信頼度低下に伴う利益の減少といったリスクが生じます。

そのため、金額だけでなく充実したセキュリティと高い技術力も兼ね備えている業者を選ぶことが重要です。

関連記事：会社の書類保管を厳密に行わなければならない理由とその方法

まとめ

書類の処分をする場合、自社で処分するか外部へ委託するか悩まれるケースは少なくありません。

しかし、自社で処分をする場合、情報漏洩のリスクを伴うだけでなく、「本当に処分をしたのか？」と問われた時に証明する手段もありません。

また、書類が大量だった場合は人的コストや時間も必要です。

コストを抑えながら安心・安全な処分を検討されている方は、まずはお気軽にアズコムデータセキュリティまでご相談ください。

書類の確実な処分はもちろん、重要書類の保管や電子化にも対応しております。

法律に則り、適切な書類の管理を求めている方は、ぜひアズコムデータセキュリティにお任せください。